Электронный документооборот в Испании

Иностранные граждане, постоянно живущие в Испании, в большинстве своем уже привыкли к электронному документообороту, обзавелись всеми необходимыми программно-техническими средствами и радуются возможности не ходить по инстанциям, а проходить бюрократические процедуры, не вставая с дивана. Но у вновь прибывших соотечественников часто возникают проблемы и непонимание в этом вопросе. Мы решили помочь и растолковать самые важные моменты.

Sede electrónica

В Испании каждое министерство, ведомство, служба или агентство, а также правительства регионов, автономий и мэрии городов и более мелких населенных пунктов имеют свои официальные сайты. И практически на каждом сайте есть раздел “Sede electrónica” — раздел электронного документооборота. Доступ к этому разделу можно получить путем обычной регистрации на сайте, и/или с помощью электронного сертификата, и/или с помощью электронного DNI, и/или с помощью особой системы идентификации cl@ve.

Таким образом, «Sede electrónica» — это не единый госресурс (как, например, «госуслуги» в России), а независимые сервисы, напрямую связанные с конкретными государственными, региональными и муниципальными службами.

Для примера:

  • Sede electrónica на сайте Фонда социального страхования (Seguridad Social).
  • Sede electrónica на сайте мэрии Торревьехи.
  • Sede electrónica на сайте налоговой службы (Agencia Tributaria).

Firma electrónica

“Firma electrónica” – это электронная подпись. Этот термин часто путают с электронным сертификатом, считая, что они синонимы и означают одно и то же. На самом деле, электронная подпись – это юридическая категория. Наравне с обычной, привычной нам подписью, сделанной от руки, электронная подпись представляет собой метод идентификации: она подтверждает, что лицо совершило действие – подписало документ в электронной форме – в определенное время и в определенный день. Электронная подпись выступает гарантом того, что лицо, подписавшее документ, в дальнейшем не сможет оспорить совершенное действие.

Certificado electrónico

“Certificado electrónico” – электронный сертификат, иногда называемый также “Certificado digital” или “Certificado de Ciudadano” или “Certificado de Usuario” или “Cerificado de Firma Electrónica”.

Электронный сертификат – это цифровая учетная карточка лица, содержащая его идентификационные данные. Под данными подразумеваются имя, фамилия, инн физического лица. Кроме того, электронный сертификат содержит информацию о своем алгоритме, коде, сроке действия, а также об организации, ответственной за его выдачу и идентификацию лица. Электронный сертификат может принадлежать единственному, реальному, конкретному, должным образом идентифицированному физическому лицу.

О том, как получить электронный сертификат в Испании, вы можете прочитать в нашей статье, перейдя по ссылке.

Мы рекомендуем получать электронный сертификат через Испанский монетный двор: как раз эту процедуру мы описываем в статье по ссылке выше. Альтернативным вариантом выступает электронный сертификат, оформляемый, например, через Агентство по технологиям и электронной сертификации при Правительстве Валенсийского сообщества (для жителей провинций Кастельон, Валенсия и Аликанте). Но следует помнить, что лишь первый сертификат обладает максимально широкой зоной действия, включающей все государственные ведомства. Второй же имеет региональную направленность, и зона его действия ограничена.

О том, как взять выписку о регистрации по месту жительства в Торревьехе с использованием электронного сертификата, вы можете прочитать в нашей статье «Сертификат о прописке в Торревьехе: получаем через Sede Electrónica».

Система Cl@ve

Эта система представляет собой дополнение к уже существующей системе электронных сертификатов и электронных DNI (DNI Electrónico – цифровое удостоверение личности гражданина Испании). Главная функция системы Cl@ve – это идентификация пользователя по присвоенному ему уникальному имени пользователя и паролю. Плюс системы – избавление от необходимости придумывать и запоминать пользовательские логины и пароли для разных официальных сайтов.

Cl@ve бывает двух видов:

  • Постоянный – “Cl@ve permanente”
  • Единоразовый – “Cl@ve ocasional” или “Cl@ve PIN”

Полную информацию о том, что это за система, кто, как и где может ею воспользоваться, вы найдете на официальном сайте.

Регистрация в системе возможна несколькими способами: 1) при личном присутствии в официальных организациях, уполномоченных (как и в случае с электронным сертификатом) идентифицировать личность заявителя; 2) через Интернет при помощи ранее полученного электронного сертификата; 3) через Интернет без электронного сертификата с получением по почте письма с кодом доступа. Пошагово процедура регистрации описана на этой странице.

Некоторые официальные сайты, допускающие использование Cl@ve для доступа к их Sede electrónica, могут применять усложненную процедуру верификации пользователя. В этом случае необходимо вводить дополнительный код, который отправляется sms-сообщением на телефон пользователя.

Autofirma

Еще один полезный сервис – это «автоподпись» (Autofirma). «Автоподпись» может использоваться как в самом Интернет-браузере, так и на компьютере. Она связана с электронным сертификатом и позволяет в электронной форме подписывать документы без необходимости распечатывать их, подписывать вручную, а затем сканировать или фотографировать. Т.е. «Автоподписью» можно скрепить заявление или бланк, заполненные с компьютера (например, в формате .pdf).

Скачать и установить «Автоподпись» можно с официального сайта. Внешне приложение Autofirma походит на небольшой редактор: вы выбираете документ, формат подписи, место ее расположения на документе и электронный сертификат. Если на компьютере установлено несколько электронных сертификатов, необходимо выбрать тот, что соответствует лицу, подписывающему документ в цифровом вормате.

«Автоподпись» на сегодняшний день принимают не все официальные органы. В отдельных случаях в обязательном порядке требуется ставить на документах подпись от руки. О действующих нормах и требованиях необходимо узнавать непосредственно в учреждении, в которое планируется представлять подписанные документы.


Заключение

Несмотря на все удобства электронного документооборота, его нередко ругают за непредвиденные технические сбои. Действительно, нельзя сказать, что он на 100% идеально работает. Больше всего проблем возникает с электронными сертификатами.

Максимально корректно электронные сертификаты работают в браузерах IE и Firefox. Если на вашем компьютере есть оба этих браузера, установите электронный сертификат и там и там. В случае сбоя в одном месте, можно будет просто перейти в другое.

Из нашей практики: электронный сертификат, установленный в Firefox и абсолютно корректно работающий на многих сайтах, вдруг дал сбой в Sede electrónica соцстраха. При этом ошибка была комплексной и касалась как самих настроек Firefox, так и настроек плагина Java. Изменение настроек не помогло, поэтому пришлось установить копию электронного сертификата в IE, где все сработало корректно и проблем не возникло.

Таким образом, если у вас что-то не работает, попробуйте сменить браузер (конечно, с установкой копии сертификата), ноутбук, компьютер. Не рекомендуем устанавливать сертификаты на телефоны и планшеты – именно с ними возникает большинство технических проблем.

Если хотите всегда быть в курсе наших новостей, подписывайтесь на нас в Facebook и/или в Twitter.